Высвободить ресурсы: эксперты рассказали об инструментах для цифровизации работы НКО

По статистике, только 13% некоммерческих организаций обладают достаточным уровнем цифровизации для работы, большинство из них – федеральные. Процесс цифровизации позволяет автоматизировать деятельность внутри НКО и высвободить ресурсы. В результате сотрудники могут делегировать рутинные задачи и сфокусироваться на более важных.

Как же внедрить в некоммерческую организацию новые системы, инструменты и технологии? В первую очередь, по мнению генерального директора благотворительного фонда «Правмир» Татьяны Апатовой, необходимо сформулировать ключевой запрос организации на данный момент: какую конкретно проблему нужно решить?

«Цифровизацию работы организации лучше всего начать с детального описания всех бизнес-процессов. Автоматизировать следует всё, что становится рутиной. Не нужно думать, что автоматизация – это сложно, дорого и недостижимо. Это вовсе не так. Если вы четко сформулируете ваш запрос, то обязательно найдёте на рынке доступное для вас решение», – объяснила Апатова.

Один из вопросов, требующих автоматизации, – это отчётность. Президент России Владимир Путин поручил Агентству социальных инициатив совместно с Правительством рассмотреть вопрос об упрощении отчетности благотворительных, волонтёрских и социально ориентированных некоммерческих организаций. Заместитель операционного директора АСИ Илья Мамыкин поделился итогами работы в этом направлении: 

«Мы сформировали несколько предложений, – поделился итогами работы заместитель операционного директора АСИ Илья Мамыкин. – Первое – скорректировать имеющиеся формы отчётности, исключить повторные запросы уже предоставленной информации. Второе – синхронизировать сроки предоставления документов в различные органы исполнительной власти. Кроме того, в АСИ считают важным создать личный кабинет для некоммерческих организаций на портале «Госуслуги», чтобы хранить там все важные данные и документы».

Илья Мамыкин упомянул ещё один эффективный инструмент – универсальную CRM-систему, к которой могут подключаться НКО. Её создал благотворительный фонд «Дети-бабочки». Система доступна для всех партнёров фонда и помогает оптимизировать работу, используя ценный опыт коллег и не затрачивать дополнительные ресурсы на настройку собственных CRM-систем. 

«Раньше у нас уходило больше недели на регистрацию одного подопечного фонда. Теперь благодаря новым цифровым инструментам на это уходит всего полчаса. Мы больше не задействуем свой персонал в таких вопросах. У нас появляется больше времени на непосредственную реализацию нашей миссии – помощь людям», – поделилась директор по связям с общественностью и государством благотворительного фонда «Дети-бабочки» Анастасия Зонина.

Еще одна платформа, готовая делиться своими инновационными решениями с благотворительного фондами, – ДОБРО.РФ. Директор по продукту ДОБРО.РФ, член Общественной Палаты РФ Матвей Масальцев отметил, что благодаря ей НКО сэкономили на поиске, отборе, обучении волонтеров более 1,5 млрд рублей

«ДОБРО.РФ – это целая экосистема цифровых продуктов, которые закрывают значительную часть потребностей некоммерческой сферы. Если правильно пользоваться ресурсами, можно добиться многого. Организаторы мероприятий могут быстро найти волонтёров в любом регионе. При этом им не нужно дополнительно обучать добровольцев. Достаточно при создании вакансии указать требование – пройти определенные курсы на Добро.Университете. Все НКО, зарегистрированные на платформе, получают доступ к специальной CRM-системе, через которую они могут управлять вакансиями, отправлять рассылки и многое другое», – добавил Масальцев.

Цифровизация НКО состоит не только в автоматизации отчетности и других рутинных процессов. Благодаря инструментам можно эффективно привлекать новую аудиторию в свои проекты, растить бренд организации, продвигать свои инициативы. С этими задачами успешно справляется программа развития «Другое Дело» президентской платформы «Россия – страна возможностей». Проект работает на базе мини-приложения ВКонтакте и представляет из себя мощную программу лояльности для НКО. Руководитель Другого Дела и заместитель генерального директора Российского общества «Знание» Кирилл Хвиль рассказал, чем может быть полезно партнерство с Другим Делом:

«Сейчас у нас больше 3,5 миллионов пользователей. Мы сотрудничаем более чем с 400 партнёрами, 186 из которых – некоммерческие организации. НКО размещают свои задания внутри приложения, за их выполнение можно получить нашу внутреннюю валюту – баллы проекта. Они обмениваются на призы – экскурсии, стажировки, онлайн-подписки. Таким образом НКО привлекают новую аудиторию, бесплатно обеспечивают себе медийное продвижение и создают хорошую программу лояльности для всех, кто причастен к их деятельности».