Не знаете, как всё успевать? Подборка эффективных приложений по тайм-менеджменту для НКО (и не только)

Сдать отчёт, провести онлайн-встречи с партнёрами, запустить фандрайзинговую кампанию… Как всё успевать? Никак. Недоделанные дела ежедневно мы встраиваем в планы на завтра. Задачи копятся как снежный ком, и в результате приходится задерживаться в офисе или доделывать работу ночью, в выходные. Снять тревогу и грамотно распланировать день помогут эффективные техники и лучшие приложения 2025 года по тайм-менеджменту.

Основные техники тайм-менеджмента – ваш секретный арсенал

Метод Помодоро (Pomodoro)

Это простой, но мощный инструмент для управления временем. Суть метода заключается в чередовании периодов фокусированной работы и коротких перерывов. 

На 25 минут вы полностью погружаетесь в задачу, отключив все отвлекающие факторы: уведомления, мессенджеры, разговоры. Это время интенсивной, концентрированной работы.

Затем нужно 5 минут отдохнуть. Встаньте, разомнитесь, выпейте воды – отвлекитесь от работы и дайте мозгу немного отдохнуть.

После четырёх таких циклов сделайте более длительный перерыв – 20-30 минут. Это время для полноценного отдыха. Во время большого перерыва можно перекусить, прогуляться или заняться чем-то, что поможет восстановить силы и вернуться к работе с новой энергией.

Тогда, возможно, вы перестанете задавать себе вопрос: «Как всё успевать?». Ведь метод Помодоро помогает бороться с прокрастинацией, улучшает концентрацию и позволяет более эффективно распределять время и силы.

Матрица Эйзенхауэра

В этом методе все задачи делятся на четыре категории: важные и срочные, важные, но не срочные, срочные, но не важные, и, наконец, неважные и несрочные. Матрица Эйзенхауэра помогает расставить приоритеты и не тратить драгоценное время на мелочи.

Важные и срочные. Дела-пожары, требующие немедленного вмешательства. Например, аварийная ситуация, срыв сроков по критическому проекту. Эти задачи нужно решать в первую очередь.

Важные, но не срочные. Это важные задачи, влияющие на долгосрочные цели. Планирование, обучение, построение отношений – всё это попадает в эту категорию. Именно на этих задачах стоит концентрироваться, чтобы предотвратить появление «пожаров» в будущем.

Срочные, но не важные. Это задачи, требующие быстрого решения, но не влияющие на главные цели. Например, ответ на не очень важное письмо, встреча, которую можно делегировать. Старайтесь минимизировать время на выполнение таких задач или делегируйте их.

Неважные и несрочные. Социальные сети (конечно, если ваша работа с ними не связана), бессмысленный сёрфинг в интернете, пустая болтовня. От этих задач лучше отказаться совсем. 

Кроме того, это ненужные дела, которые больше всего отвлекают от по-настоящему важных проектов. Например, интернет-маркетолог вместо запуска новой рекламной кампании решает написать тексты для email-рассылки, которая должна быть отправлена только через месяц (вы не поверите, но бывает и такое). И при таком подходе даже не стоит задаваться вопросом: «Как всё успевать?» Потому что, если не расставить приоритеты правильно, не спасёт даже профессионализм – все сроки будут сорваны.

Где собирать матрицу Эйзенхауэра?

• Онлайн-сервисы. Существуют программы и инструменты для организации дел. Например, В Notion можно создать отдельную страницу для приоритизации задач. В Trello удобно распределять проекты по системе Канбан – назначать приоритеты карточкам с заданиями, добавлять метки и статусы, а также указывать дедлайны.
• Приложения. С помощью телефона или планшета удобно заполнять готовые шаблоны. Среди полезных приложений: Taskman, Todoist, Focus Matrix.
• Обычная тетрадь. Матрицу с делами можно начертить от руки и заполнить категории. Выполненные задачи нужно вычёркивать из списка.

Метод GTD (Getting Things Done)

Это генеральная уборка для мозга. Она необходима, ведь как всё успевать, если в голове хаос!? Метод помогает привести в порядок дела от самых крупных и важных до тех, которые только возникли. Весь «ментальный хлам» выгрузите на бумагу или в приложение. Составьте списки, разбейте большие задачи на мелкие шаги и наслаждайтесь порядком в делах. Эта «мозговая уборка» освободит пространство для продуктивной работы.

Планирование по принципу Парето (правило 80/20)

Этот метод гласит, что 20% усилий дают 80% результата. Стоит только найти эту «золотую» одну пятую в своей работе и сфокусироваться на ней. 

Подумайте, что приносит наибольшую пользу вашей организации, какие задачи имеют наивысший приоритет? Ответив на эти вопросы, возможно оптимизировать работу и добиться максимальной эффективности.

Топ-10 сервисов для тайм-менеджмента для НКО

В бешеном ритме сложно удержать в голове бесконечные объёмы информации. Но разработчики знают, как всё успевать, потому и создали надёжные приложения для тайм-менеджмента.

ЛидерТаск

Этот российский сервис предоставляет широкие возможности: постановка целей, распределение обязанностей, списки дел, чек-листы, метки, напоминания и др.

Todoist

Приложение предлагает мощный функционал для управления задачами: от разбивки по проектам и подпроектам до добавления тегов, комментариев и файлов. Встроенный трекер продуктивности мотивирует на достижение целей, а готовые шаблоны упрощают создание списков задач для любых целей – от покупок до контент-плана.

«Мои дела: Планировщик задач»

Создавайте задачи на каждый день или формируйте общий список дел – этот планировщик предлагает базовый функционал для организации работы. Вы можете переносить, копировать и делиться задачами с коллегами. В приложении есть и встроенный календарь.

Яндекс Календарь

Создавайте события, устанавливайте напоминания, планируйте встречи и делитесь расписанием с коллегами. Можно настроить повторяющиеся события, например, регулярные собрания или отчётные даты. Интеграция с другими сервисами Яндекса, такими как Почта и Диск, упрощает рабочий процесс, чтобы вам не приходилось думать, как всё успевать. 

Битрикс24

Комплексная платформа для управления проектами и командой. НКО могут использовать сервис для постановки задач с дедлайнами. Встроенный календарь позволяет синхронизировать расписания каждого члена команды и создавать общие рабочие пространства. Также здесь предлагаются инструменты для коммуникации, управления документами и автоматизации бизнес-процессов.

VK Teams

Защищённый корпоративный мессенджер для совместной работы сотрудников с любого устройства и доступа к сервисам VK WorkSpace. Здесь можно общаться в личных и групповых чатах, отправлять текст с маркированными и нумерованными списками, цитатами и гиперссылками.

Yougile

Онлайн-платформа для управления проектами и задачами. Сервис предлагает функции для совместной работы, такие как комментарии, упоминания пользователей и встроенный чат. Также YouGile позволяет отслеживать время, затраченное на задачи (это особенно важно в тайм-менеджменте), генерировать отчёты и интегрироваться с другими популярными сервисами. 

Pyrus

Система для автоматизации рабочих процессов, бизнес-коммуникаций, управления задачами и согласования документов. Основная идея Pyrus состоит в более эффективной организации рабочего дня и автоматизации рутинных задач, сведении к минимуму использования электронной почты. Иначе как всё успевать, когда только и пишете письма коллегам весь день.

Teamly

Платформа для управления проектами и задачами, разработанная для удалённых и распределённых команд. Она фокусируется на визуализации рабочего процесса и упрощении коммуникации между участниками проекта.

Kaiten

Платформа для управления проектами и задачами. Сервис удобен для визуализации рабочего процесса. Он предназначен для повышения эффективности команд и оптимизации бизнес-процессов.  Kaiten подойдёт как небольшим командам, так крупным компаниям.

Как адаптировать тайм-менеджмент к реальности?

• Будьте гибким. Гибкость – главное оружие в тайм-менеджменте для НКО. В мире некоммерческих организаций срочные задачи – это норма. Будьте готовы к неожиданным поворотам и умейте корректировать свои планы.
• Командная работа – залог успеха. Распределяйте задачи между сотрудниками, делегируйте полномочия и работайте сообща. Вместе вы – сила!
• Отдых – необходимость. Чем лучше отдохнёте, тем лучше поработаете. Не нужно работать сутками напролёт или не отходить от компьютера всю рабочую смену. Планируйте перерывы, отпуска и не забывайте про здоровый сон. Отдохнувший сотрудник, куда более эффективен, чем тот, кто не знает, как всё успевать и неумеючи жонглирует задачами.
• Анализ – ключ к совершенству. Регулярно анализируйте работу и корректируйте систему тайм-менеджмента в случае необходимости.

Секрет тайм-менеджмента для НКО заключается в гибкости и умении подстраиваться под срочные задачи. Работайте в команде, активнее делегируйте и не забывайте про отдых. Анализируйте, что съедает время, а какие задачи являются первостепенными, и тогда всё получится.

Ранее редакция Добро.Медиа рассказала