«Я ничего не успеваю»: 5 приёмов для планирования дня

Знакомая ситуация: ни одна из задач из списка на день не выполняется, а новые появляются из ниоткуда? В большинстве случаев мы составляем списки, и из этого получается полный бардак. Спойлер: проблема не в вас, а в выбранной стратегии. Добро.Медиа расскажет, как всё успевать и чем планирование дня поможет в будущем. 

Зачем составлять план?

Представьте два сценария. Первый – день, который прошёл в хаосе. Второй – вы действовали чётко по времени. Какой из них окажется продуктивнее? Ответ очевиден. Планирование дня – это секретное оружие. И вот почему:

• Вам не придётся каждый час решать, чем заняться. Вы тратите силы на дела, а не на мучительный выбор следующей задачи. 
• Вы фокусируетесь на главном. Вкладываете ресурсы в те дела, которые приближают вас к цели.
• Вы точно знаете, когда закончите работу. Это понимание освобождает время для семьи и хобби. 
• Вы двигаетесь вперёд быстрее. Убрав всё лишнее, человек концентрируется на первостепенном. А это значит, что он достигает значительных результатов быстрее. 
• Вы выключаете фонную тревогу. Чёткий план – это ясность. Когда знаете, что будете делать, исчезает страх перед неожиданностями. 

Какие ошибки мы совершаем при планировании? 

Ошибка №1: Считать, что достаточно составить список дел, и всё получится само собой. 

Решение: Планирование дня – это навык, которому нужно обучаться. Подходите к нему как к тренировке ключевого умения – прогнозировать время и силы на каждую задачу. Начните с малого: перед тем, как взяться за дело, поставьте рядом с ним предполагаемые часы выполнения. 

Ошибка №2: Ставить нереальные сроки. Мозг любит игнорировать мелкие сложности и рисует идеальную картинку, где всё получается быстро и легко. В итоге мы планируем сделать за час то, на что реально нужно два.

Решение: Дробите большие задачи на маленькие шаги и оценивайте время для каждого. Если сначала вы дали задаче 30 минут, а после дробления вышло 75 – вот более честный прогноз.

Ошибка №3: Думать, что рабочий день – это вакуум, где ничто не может нас отвлечь. Мы заполняем все 8 часов задачами, будто не будем отвечать на письма, звонки и срочные просьбы коллег.

Решение: Перестаньте планировать 100% своего времени. Определите, сколько часов в день вы действительно можете посвятить работе. 

Цель – превыше всего

Важно, чтобы ежедневный план вёл к главным целям. Нельзя просто записать «Стать профессионалом». Это слишком размыто. А вот «Выучить 10 новых английских слов» или «Прочитать главу из книги» – это конкретные действия, которые можно внести в список дел и выполнить сегодня. Дробите крупные цели на мелкие, понятные задачи, которые можно делать понемногу каждый день.

Хотеть всего и сразу – верный путь к выгоранию. Если пытаетесь одновременно учить языки, осваивать программирование, ходить в спортзал и строить бизнес, вы рискуете не добиться успеха ни в одном направлении. Выберите 3-5 самых важных целей и сфокусируйте на них энергию. Остальное – подождёт.

Техники продуктивности

Попробуйте методы планирования дня, чтобы найти свой или создать гибридный вариант.

Метод 1. «Помодоро»

Учит работать короткими интенсивными рывками. Установите таймер на 25 минут и полностью сконцентрируйтесь на одной задаче. Когда время выйдет – дайте себя 5-минутный перерыв. После четырёх таких «помидоров» сделайте длинную паузу на 20-30 минут.

Как применить:

Оцените, сколько «помидоров» (25-минутных отрезков) вам потребуется на каждую задачу. Отметьте число рядом с делом. Так вы не только структурируете день, но и реалистично оцените силы.

Метод 2.«Тайм-блокинг»

Представьте, что день – пустой контейнер. Ваша задача – заполнить его чёткими блоками времени под каждое занятие: не только работу, но и отдых, обед, дорогу. Это защитит вас от хаоса и гарантирует, что для важного найдётся время.

Как применить:

Возьмите календарь и «забронируйте» отрезки для разных задач. Старайтесь в каждый блок включать только группу похожих мелких дел. Не забывайте закладывать время на непредвиденное.

Метод 3. «Съешьте лягушку» 

Определите одну неприятную или сложную задачу дня – «лягушку» – и сделайте первой. Выполнив её утром, вы получите мощный заряд мотивации и освободите себя от груза мыслей о ней на весь оставшийся день.

Как применить:

Во время вечернего планирования выберите одну такую задачу. Поставьте её на самое видное место в списке и назначьте конкретное время на утро. Все остальные дела планируйте уже после неё.

Метод 4.«Матрица Эйзенхауэра» 

Разделите задачи на четыре категории:

• Срочно и важно – сделать немедленно.
• Не срочно, но важно – запланировать и сделать самому.
• Срочно, но не важно – попробовать делегировать.
• Не срочно и не важно – вычеркнуть из списка.

Как применить:

Прежде чем планировать день, пропустите таблицу задач через матрицу. Вы быстро поймёте, на что тратить силы, а что создаёт видимость занятости.

Метод 5.«Айви Ли»

Планирование дня по технике американского журналиста Айви Ли выстраивается по приоритету. 

Как применить: Вечером вы выбираете не больше шести важных задач на завтра. Расставляете от самой значимой к наименее и на следующий день последовательно выполняете. Если что-то осталось не сделанным, это автоматически переходит на следующий день.

Ранее редакция Добро.Медиа писала про простые техники для развития зрительной памяти от невролога.