Покупка у физлиц юрлицом: инструкция для НКО, как законно оформить сделку со счёта организации

Спортивное оборудование, инвалидные коляски, специализированные кровати – эти и многие другие вещи на нужды благополучателей можно найти на сайтах по продаже б/у товаров. Но законна ли покупка у физлиц со счёта НКО? Как доказать целевой расход грантовых средств в этом случае? Кто платит налог? Ответы в материале Добро.Медиа.

Покупка у физлиц: зачем НКО к этому прибегают?

Реальные доходы россиян за 2025 год снизились, сообщает консалтинговое агентство Regroup в результатах свежего исследования. Цены на товары же продолжают подниматься. В том числе, на средства технической реабилитации. Из-за этого число нуждающихся в поддержке НКО растёт.

Чтобы помочь большему количеству людей, НКО приобретают почти новые товары у физических лиц. Так сделка выходит в среднем в три раза дешевле, но несёт риски. 

Если не оформить документы верно, организацию ждут внеплановые проверки. По их результатам могут заставить вернуть «нецелевые расходы». Как избежать ошибок, Добро.Медиа рассказал юрист, автор телеграм-канала «Юридический минимум НКО» Константин Воробьёв.

Законна ли покупка у физлица со счёта некоммерческой организации?

Да. НКО вправе покупать имущество у граждан, если это нужно для обеспечения уставной деятельности. Здесь всё, как у компаний.

Но у сделки с физическим лицом есть специфика. Гражданин не должен вести документооборот, поэтому составление договора и иных бумаг ложится на некоммерческую организацию.

Для НКО это важно по двум причинам:

• письменные документы подтверждают, на что идут средства из целевых поступлений – пожертвований, субсидий, грантов
• по требованиям бухучёта, у НКО должны быть первичные документы, подтверждающие факт покупки и получения имущества.

Какие документы нужно собрать и сохранить, чтобы подтвердить правомерность сделки?

Минимальный комплект включает:

• договор
• акт/расписку о передаче товара
• подтверждение оплаты (платёжка/выписка).

Если нет договора и акта, сложно доказать право собственности на вещь, поставить её на учёт, показать донору или грантодателю, что деньги действительно ушли на покупку нужного имущества. 

Договор можно оформить двумя способами.

• Как единый документ на одну-две страницы
• Как обмен письмами: получение коммерческого предложения и оплата по его условиям

Нередко такие упрощённые форматы взаимодействия и предлагают онлайн-платформы. Письменная форма договора в таком случае будет считаться соблюдённой.

Будет ли достаточно скриншота объявления о продаже товара и чека о переводе средств?

Нет, это слабая доказательная база. Такой набор не позволит однозначно восстановить условия сделки и факт передачи товара НКО.

Как минимум, необходимо переделать объявление в коммерческое предложение (оферту). Оно должно содержать указание покупателя и сведения о товаре – его описание и стоимость. В таком случае оплата с отсылкой на коммерческое предложение будет подтверждать акцепт оферты, то есть согласие со всеми условиями. Это подтвердит факт заключения договора.

Нужно ли что-то прописать в правилах НКО, чтобы покупка физлица не вызвала вопросов у аудиторов?

Законность обеспечивается не внутренним документом, а соблюдением требований и наличием доказательств сделки. Но если хотите перестраховаться, можете установить в организации регламент, какие документы обязательны для покупки товаров таким способом, кто и как принимает имущество, отвечает за подготовку и получение документов.

Как оформить сделку, если товар вживую забирал волонтёр?

Доброволец должен действовать от имени НКО. Для этого нужна доверенность. В ней стоит предусмотреть право получить конкретное имущество и подписать договора. При встрече с покупателем волонтёр должен поставить подпись в документах о передаче. 

Как оформить сделку, если товар пришёл доставкой?

В этом случае продавец (физлицо) может распечатать документ и вложить его в коробку с товаром.

Должен ли один из участников сделки платить пошлину с такой продажи?

Налоговые обязательства возникают только у продавца-физлица, и только при соблюдении двух условий:

• имущество было в собственности менее трёх лет
• доходы от продажи имущества за год более 250 000 рублей. 

Если сумма выше, то человек обязан подать декларацию и заплатить НДФЛ с суммы превышения. Предупреждать об этом или нет – ваше решение.

НКО же стоит знать, что при покупке товаров у физлица не нужно удерживать НДФЛ – страховые взносы не начисляются. Организация в этом случае не является налоговым агентом, потому что эта выплата – не за труд или услуги, а за покупку имущества.

Ранее мы писали, как избежать ошибок в уставе в зависимости от вида вашей НКО. А чтобы регулярно получать полезные советы для третьего сектора и уведомления о новых грантах, подписывайтесь на телеграм-канал Добро.Медиа для НКО.